Tradizionalmente l'archiviazione di documenti informatici è fatta utilizzando cartelle di rete condivise che organizzate nei modi il più possibile comprensibili ed intuitivi diventano l'archivio documentale dell'azienda. L'approccio del documentale Urbi è quello comunque di garantire archiviazione ed organizzazione gerarchica come per l'approccio tradizionale, ma offre rispetto ad esso importanti caratteristiche aggiuntive :

• Consente la caratterizzazione di ogni documento archiviato con informazioni aggiuntive come autore, descrizione sommaria, e qualsiasi ulteriore classificazione aggiuntiva come stato del documento, sezione di riferimento, prodotto ed ogni eventuale specificità richiesta.
• Consente la ricerca dei documenti per autore, oggetto, e per ogni altra informazione inserita, e per il testo contenuto.
• Documenti Everywhere : giacchè è possibile pubblicare i internet l'applicativo (ASP), significa che non solo all'interno della intranet aziendale il servizio è attivo ma in qualunque luogo o sede ove esso è fruibile al 100% delle sue funzionalità.
• Clusterizzazione per elevati moli di dati. Essendo la fisica archiviazione del documentale Urbi basata su filesystem organizzati in differenti dataspaces e ciò offre per volumi di dati elevati ampie possibilità di scalabilità ed affidabilità
• Gestione del versioning con funzionalità di confronto tra documenti in stati di versione successivi
• Determinazione ed archiviazione automatica dei metadati allorchè i documenti informatici siano generati o intimamente collegati con entità informative del backend, ad esempio i documenti di protocollo, ereditano in automatico i principali metadati del protocollo stesso (anno, numero, oggetto, mittente, destinatario, AOO … )
• Gestione delle sicurezze ACL pluginable, in modo che ogni procedura possa governare le regole di accesso, se necessario in modo diretto ai documenti che sono nati all'interno della procedura stessa
• Tracing puntuale di tutte le operazioni effettuate sui documenti
• Scannerizzazione massiva offline
• Esportazione archivi in formato CDROM (ISO 9660 file system image) - (Service)  )