Aspetti generali sulla Gestione degli Atti Amministrativi :

    Atto Amministrativo
L'Atto Amministrativo può essere definito come una manifestazione di volontà od una dichiarazione di verità, di conoscenza o di giudizio, posta in essere da un soggetto della pubblica amministrazione nell'esplicazione della sua attività amministrativa

L'attività amministrativa attraverso la quale Stato e Enti Pubblici diversi svolgono la funzione di amministrare che è loro propria si concreta in determinati atti.

Tali atti possono esprimere una volontà dell'ente, oppure più semplicemente, contenere una dichiarazione di verità, di conoscenza o di giudizio; poiché tali atti sono presi in considerazione dalla legge ed i suoi effetti sono regolati da norme giuridiche, entrano a far parte della categoria degli atti giuridici.

Gli atti amministrativi devono essere composti da elementi essenziali (chiamati proprio elementi costitutivi essenziali) che se mancano o solo uno di essi viene a mancare, l'atto amministrativo non può definirsi tale (e legittimo), rimanendo un atto indefinito nell'ambito del diritto pubblico (perde cioè di validità).

Il rispetto degli elementi costitutivi essenziali va a costituire la legittimità dell'atto, mentre l'opportunità e la convenienza sono i requisiti di merito di un atto amministrativo.

Il merito dell'atto, di norma, non può essere contestato né a mezzo di controlli né in sede di ricorso ad organi giudicanti, a meno che ciò non sia espressamente previsto dalla legge; mentre può essere contestata la legittimità.

    Caratteristiche di un Atto Amministrativo

    Elementi costitutivi essenziali

    il soggetto

    deve essere un organo della pubblica amministrazione, che agisca, nell'adottare quell'atto, nell'espletamento di una funzione amministrativa e nell'ambito della competenza che la legge gli assegna.

    la volontà

    deve essere maturata liberamente, senza coercizioni di sorta né formatasi per errore e che deve essere espressa con votazione, se promana da un organo collegiale, o con la sottoscrizione, se promana da un organo monocratico (es. Sindaco, Dirigente, ecc.).

    il contenuto

    è la disciplina data al rapporto a mezzo dell'atto amministrativo.

    la causa

    è questo l'elemento che esige più attento esame, perché di più facile comprensione.

    N.B.: La parola causa va intesa come scopo, fine.

    la forma

    consiste nel modo in cui l'atto viene a concretarsi e, conseguentemente, nel modo in cui viene portato alla conoscenza di terzi. La forma può essere di vario tipo (scritta, verbale, ecc.), ma quando la legge o la natura dell'atto impongono l'uso di una determinata forma, l'atto non viene a giuridica esistenza se non tramite quella forma (per le deliberazioni, per esempio, l'unica forma ammessa è quella scritta).

    Requisiti di merito

    L'opportunità e la convenienza

    La pubblica amministrazione, nell'espletamento della sua attività diretta a curare e tutelare gli interessi pubblici, deve applicare quelle regole extragiuridiche (non contenute cioè in norme giuridiche) di sana e saggia amministrazione, che si riferiscono all'opportunità ed alla convenienza dell'atto che pone in essere.

    Es.: un atto amministrativo che comportasse una spesa esorbitante rispetto al risultato che si vuole ottenere non denoterebbe certo saggezza di amministrazione e perciò sarebbe inopportuno e non conveniente.

    Differenziazioni degli Atti Amministrativi

    Ogni atto amministrativo deve corrispondere ad un tipo previsto dalla legge, la quale puntualizza anche il fine che l'atto deve perseguire e il suo contenuto.

    Dal punto di vista informatico i tipi di atto in URBI vengono codificati tramite una coppia di informazioni: Tipo Atto - Tipologia.

    Tipo Atto

    Per Tipo Atto si intende la sigla della tipologia dell'atto che si andrà a gestire. Es. GIUNTA, CONSIGLIO, DETERMINE, ORDINANZE, ecc.

    Tipologia

    La Tipologia andrà ad individuare come verrà gestito l'atto amministrativo all'interno della procedura; la procedura prevede due tipi di gestione: con seduta e senza seduta.

    In termini giuridici, i due metodi di gestione si differenziano in base al tipo di organo che procederà all'emissione dell'atto.

    1) Organi Collegiali (es. una giunta, un consiglio, una commissione, ecc.); gli organi collegiali emettono atti in base al risultato di una votazione. Atti emessi da organi collegiali sono per esempio le deliberazioni;

    2) Organi Monocratici (es. Sindaco, Dirigenti, ecc.); gli organi monocratici emettono atti secondo i poteri concessi all'organo stesso. Sono di questo genere per esempio le ordinanze del sindaco, le determinazioni dei dirigenti, ecc.

    Influenze del Workflow applicativo: vantaggi e differenziazioni

    Nonostante sia sempre presente la possibilità di usare la procedura in modo funzionale, l'integrazione del workflow applicativo si sposa in modo naturale con la procedura di gestione degli atti amministrativi.

    La nuova metodologia è utile per tutte quelle amministrazioni che hanno la necessità di automatizzare certe attività in modo da snellire e facilitare il lavoro.

    Alcuni dei vantaggi che si riscontrano utilizzando il workflow applicativo sono:

    monitoraggio continuo: in tempo reale abbiamo sempre sotto controllo lo svolgimento di un processo.

    stato di un processo: c’è la possibilità di conoscere la situazione di una singola proposta all’interno di un processo. E’ quindi possibile verificare se la proposta stia procedendo regolarmente o se esista qualche motivo di ritardo/rinvio/blocco. Questa funzionalità è particolarmente utile per rispondere in tempi brevi a richieste di chiarimenti, ad esempio da parte di un interlocutore estero.

    archivio storico: la registrazione dei singoli passi compiuti da una proposta permette di risalire immediatamente agli operatori interessati e a tutte le informazioni di contorno che hanno contraddistinto il caso specifico. Questo è molto utile soprattutto quando la proposta ha subito dei ritardi o sia stata comunque oggetto di un trattamento particolare. Siamo in grado così di ripercorrere l’intero cammino seguito dalla proposta.

    quantificazione: è possibile avere sotto controllo i tempi ed i costi di ogni processo e di ogni singola attività. E’ possibile quindi avere un quadro preciso dei tempi medi delle varie attività o anche dei tempi occorsi per lo svolgimento di ogni singola proposta.

    razionalizzazione dell'approccio alle operazioni, mappatura dei processi, approccio processuale al sistema informativo e riduzione della discrezionalità di un utente: con l'utilizzo di un configuratore, ad ogni tipologia di atto verrà assegnato un processo base che sarà composto da operazioni ben definite. Ogni operazione sarà assegnata in esecuzione a determinati utenti, individuati dal workflow applicativo tramite la configurazione di base del processo. Ogni operazione verrà proposta (per l'esecuzione) solamente al momento opportuno agli operatori, in modo da non permettere l'esecuzione di determinate operazioni in momenti sbagliati.

    amplia i livelli di comunicazioni tra utenti: al termine di ogni operazione l'operatore può lasciare messaggi per l'utente che prenderà in carico il processo nel passo successivo, in modo da dare a quest'ultimo tutte le informazioni necessarie per l'esecuzione dell'operazione assegnata.

    eliminazione di e-mail, telefonate, ecc.: ogni operatore avrà sempre sottocontrollo tutte le operazioni da effettuare, semplicemente facendo accesso alla propria to-do list. Non sarà più necessario quindi, inviare mail o fare telefonate di avvertimento per l'assegnazione delle operazioni agli operatori. Anche lo stato attuale del processo sarà sempre visibile con la semplice ricerca della proposta. Ogni operatore potrà verificare velocemente lo stato delle proposte, senza dovere chiedere ad altri soggetti.)