Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e/o classificati sono riuniti in fascicoli. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito in una pratica (alias fascicolo) di riferimento. Viene quindi introdotta la nuova gestione delle pratiche, per dare la possibilità di associare i protocolli registrati in un procedimento amministrativo, con le seguenti caratteristiche:
- Gestione collegamento protocollo: ogni procedimento amministrativo può essere collegato a uno o più protocolli.
- Gestione dati aggiuntivi: ogni tipo di pratica istanziato può essere corredato di informazioni proprie che specializzano la pratica.
- Gestione degli stati di transizione: ogni pratica istanziata potrà essere legata ad un particolare stato che permetterà di capire in ogni momento la “situazione attuale” della pratica.
- Gestione temporizzatori: possibilità di definire delle scadenze legate al procedimento amministrativo. In questo modo l’utente potrà sempre venire a conoscenza delle pratiche che stanno per scadere, che sono scadute e ricevere degli allarmi per quelle pratiche in procinto di scadenza.
- Gestione dei documenti: si definiscono i documenti che ogni pratica si aspetta per potersi definire completa. L’utente potrà definire la documentazione completa solo dopo aver allegato alla pratica tutti i documenti attesi. Inoltre se la pratica è collegata ad un protocollo si potrà acquisire il documento legato al protocollo in modo automatico. Ogni nuovo documento da allegare potrà essere sottoposto ad un fase di pre-protocollazione in modo che l’utente che gestisce il protocollo vedrà attivo nella propria scrivania una richiesta di protocollazione
